Peppol, c'est quoi ?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est le réseau sécurisé qui permet aux entreprises et aux gouvernements d'échanger en toute sécurité des documents électroniques, tels que des factures. Le système fonctionne avec des formats standardisés, ce qui réduit considérablement le traitement manuel et les risques d'erreurs qui y sont associés. Cela signifie que votre cabinet peut se concentrer sur ce qui compte vraiment : soigner les animaux.

Peppol offre également une plateforme reconnue au niveau international, ce qui est idéal pour les vétérinaires qui travaillent avec des fournisseurs ou des partenaires en dehors de la Belgique. Grâce à la standardisation, la compatibilité est garantie quel que soit le logiciel utilisé par vos partenaires.

Pourquoi la facturation électronique est essentielle pour les vétérinaires

En tant que vétérinaire, vous dépendez souvent d'une administration efficace, non seulement pour maintenir vos finances en ordre, mais aussi pour vous conformer aux obligations légales. À cet égard, la facturation électronique offre plusieurs avantages :

• Gain de temps au niveau de l'administration: les factures électroniques sont automatiquement envoyées au bon destinataire. Cela signifie que vous passez moins de temps à imprimer, envoyer ou corriger les factures. Vous avez donc plus de temps à consacrer à vos patients et à vos clients.
• Accélération des paiements: les factures Peppol parviennent directement à vos clients et contiennent toutes les informations nécessaires au bon déroulement des paiements. Cela réduit le risque de retards de paiement.
• Conformité à la législation: en Belgique et dans le reste de l'Europe, les exigences en matière de facturation électronique sont de plus en plus strictes. Grâce à Peppol, vous vous conformez automatiquement aux normes et réglementations les plus récentes. Vous n'avez donc pas à vous soucier de la conformité.
• Intégration avec votre logiciel: grâce à Fuga, vous pouvez intégrer en toute transparence les factures Peppol dans votre logiciel administratif existant. Cela garantit un traitement sans heurts, sans actions ou ajustements supplémentaires.
• Réduction des coûts: en adoptant les factures numériques, vous économisez non seulement du papier et des frais d'envoi, mais vous réduisez également les coûts de traitement, tels que ceux liés à la tenue manuelle de la comptabilité.
• Respect de l'environnement: le passage à la facturation numérique contribue à un cabinet plus respectueux de l'environnement. La réduction de la consommation de papier se traduit par une diminution de l'empreinte carbone, ce que les clients apprécieront certainement.

FAQ sur l'e-facturation et Peppol

La facturation électronique est-elle obligatoire pour les vétérinaires ? Bien que l'utilisation de la facturation électronique ne soit pas encore obligatoire partout, les règles sont de plus en plus strictes en Europe. Il est donc judicieux de franchir le pas dès maintenant et de se préparer aux obligations futures.

Qu'advient-il de mes factures papier ? Les factures papier peuvent être conservées, mais la facturation électronique via Peppol rend le processus beaucoup plus efficace. Vous pouvez toujours sauvegarder ou envoyer une version PDF de votre facture si nécessaire.

Peppol est-il sûr ? Peppol a été spécialement conçu pour que la sécurité et la fiabilité soient une priorité. Toutes les données sont transmises de manière cryptée sur un réseau sécurisé, ce qui permet de protéger vos informations sensibles.

Comment activer Peppol in Fuga ?

L'activation est heureusement très simple.

1. Allez dans l'onglet "Comptabilité"
2. Recherchez l'option : "Mettre à jour les infos Peppol du cabinet"
3. Exécutez cette action (vous devez être administrateur pour le faire). Cela indique que votre cabinet est prêt à envoyer des factures PEPPOL. Sonetas enregistre ou met à jour automatiquement votre Peppol-ID (votre adresse unique sur le réseau, par exemple 9925:BE0123456789 où BE0123456789 est le numéro de TVA du cabinet).

Informations importantes sur le cabinet :

• Statut d'enregistrement : après l'enregistrement, une approbation (généralement automatique) par Sonetas suit. Le statut peut être : [OK] Approuvé, [EN ATTENTE] En traitement, ou [X] Non enregistré.
• Plusieurs cabinets sous un même numéro de TVA : effectuez l'enregistrement dans chaque cabinet Fuga. Tous les noms et IBANs seront liés.
• Changement de nom/IBAN : ceci est automatiquement mis à jour dans votre enregistrement PEPPOL.
• Changement de numéro de TVA : d'abord, supprimez le cabinet via la même action, ensuite changez le numéro de TVA dans Fuga, puis ré-enregistrez. Ne le faites qu'après avoir envoyé toutes les factures sous l'ancien numéro.

Configurer vos clients pour recevoir via Peppol

À partir du 1/1/2026, PEPPOL sera automatiquement activé pour tous les clients belges B2B ayant un numéro de TVA.

Le Peppol-ID correct de votre client est crucial :

• Allez dans la fiche client dans Fuga.
• Pour les clients belges, Fuga utilisera par défaut le Peppol-ID 9925:BE[N°TVA Client].
• Attention : certains clients utilisent un autre ID, par exemple basé sur leur numéro d'entreprise : 0208:[Numéro d'entreprise client]. Si votre client a un ID différent : décochez "Utiliser le n° de TVA dans l'id Peppol" et saisissez manuellement l'ID correct dans "Id Peppol (si non dérivé du n° de TVA)".

Vérifiez le statut PEPPOL du client : Dans l'onglet général du client, vous pouvez voir le statut. Vous ne pouvez envoyer automatiquement que si le statut est "Trouvé et pris en charge par Fuga". Sinon, demandez au client ses coordonnées PEPPOL correctes.

Conseils importants

• Numéro de commande: le gouvernement flamand exige un numéro de commande (généralement à 8 chiffres) sur les factures de Peppol. Ajoutez-le dans la note de facturation.
• Réessayez les envois qui ont échoué: si une facture est rejetée, par exemple en raison d'un numéro de commande manquant, vous pouvez corriger l'erreur et réessayer l'envoi.

Envoyer et suivre les factures

Vous créez une facture pour un client avec un Peppol-ID valide ? Fuga l'enverra automatiquement via PEPPOL également. Vous suivez tout dans les rapports spéciaux "Factures Peppol" et "Notes de crédit Peppol" (dans Comptabilité > Rapports).

Lisez ici tout sur la marche à suivre exacte, la résolution des problèmes courants et la vérification du statut de vos factures.

Prêt pour l'avenir

L'avenir est numérique, et la facturation électronique via Peppol permet à votre cabinet d'être prêt à relever les défis de demain. Besoin d'aide pour l'activation ? Notre équipe est prête à vous guider !